#39 La automatización que usan más 450.00 personas
Te cuento la automatización más usada dentro de entornos Microsoft con Power Automate
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Transformación y automatización de procesos 🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
En la newsletter de esta semana hablamos de la triada de la automatización, plantillas en Power Automate, un caso de uso muy chulo, feedback de clientes con Microsoft Forms y más.
Empecemos con el concepto de hoy.
El concepto de hoy 💡
Hoy te traigo no 1 concepto sino 3, que están estrechamente relacionados entre sí y que yo los llamo la triada de la automatización.
La triada de la automatización
Llamamos así a 3 conceptos clave dentro la transformación y optimización de procesos empresariales.
→ BPA: Automatización de operaciones y procesos de negocio.
→ BPM: Optimización de procesos empresariales de manera integral.
→RPA: Automatización de tareas repetitivas utilizando software que replica el comportamiento humano.
Es importante diferenciarlos porque no son lo mismo, aunque a veces se pueden solapar.
Te dejo por aquí también una tabla que aclara las diferencias entre ellos y sus nombres en Español👇
Por lo tanto, cuando doy servicios de consultoría siempre digo lo mismo:
Lo mas importante es tener una buena estrategia de BPM, de gestión de procesos de negocio que busque optimizar la eficiencia de los procesos, luego ya veremos si necesitamos también aplicar BPA y automatizar algunos de ellos e incluso si hace falta aplicar RPA.
A partir de ahora ya puedes diferenciar los 3.
El caso de uso 🦾
Vamos con el caso de uso de hoy, que parte de una plantilla que como te decía en el asunto del correo, es utilizada por más de 450k usuarios en Power Automate 🤯
Básicamente, lo que hace esta automatización es obtener los detalles de las respuestas que recibimos en un formulario de Forms, y responder al remitente del formulario con un mensaje personalizado.
Veámoslo con un caso de uso completo que he preparado para ver mejor en acción a esta automatización.
Gestionando el feedback del cliente
Tenemos un formulario de contacto que enviamos a los clientes cada vez que terminamos un proyecto con ellos, de esta manera, ellos nos lo devuelven y tenemos información de primera mano y de calidad sobre la ejecución del proyecto.
Objetivo del proceso
El objetivo principal que perseguimos con este proceso automatizado es mejorar la calidad de nuestros servicios, implantando un sistema de mejora continua que nos permita revisar y evaluar los puntos débiles que los clientes están viendo en nuestros servicios.
Herramientas que intervienen en el proceso
→ Power Automate
→ Microsoft Forms
→ Outlook
→ Planner
El flujograma
Cuando planteamos este caso de uso surge una problemática clara.
¿Cómo gestionar el feedback de esos clientes de una manera óptima cuando el volumen que tenemos es elevado?
Pues planteando un escenario donde un flujo de Power Automate nos ayude a gestionar esas respuestas que recibimos por parte de los clientes 👇
Con este flujo podremos:
1. Dar respuesta inmediata y agradecer a los clientes que hayan invertido tiempo en completar el formulario de feedback.
2. Detectar aquellos clientes insatisfechos (puedes utilizar cualquier técnica de “customer scoring” para averiguarlo), y sobre todo, poder actuar en consecuencia.
Notificando al responsable de ese cliente insatisfecho y creándole una tarea de revisión y seguimiento en Planner, por ejemplo.
Este es otro escenario en el que se me ocurren otras variantes interesantes como recibir las notificaciones en Teams en vez de por correo o conectar este flujo con nuestro CRM para anotar estos clientes insatisfechos.
Como siempre digo, un mundo de posibilidades!
Próximas ediciones 📅
Hasta la semana que viene 🦾
Lo que has descrito hoy en el mundo de experiencia de cliente se llama “close the loop” que viene a ser accionar en tiempo real el feedback del cliente, haciendo que pasen cosas diferentes para los clientes satisfecho (ej: un mail de venta cruzada o un código de invita a un amigo) de un cliente insatisfecho (ej: un descuento en algo o un aviso para que una persona humana gestione la insatisfacción llamándole).
Muchas enpresas deberían inplantar este sistema de close rhe loop que has contado hoy