#57 3 claves para automatizar con propósito
Automatizar no es un fin, es solo un medio para vivir mejor.
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Si te estas dentro de esta newsletter seguramente no haga falta que te diga por qué es importante automatizar.
Lo sabes más que de sobra.
Aún así, creo que es fundamental de vez en cuando parar y replantearse algunas cosas. Volver a los orígenes y hacernos preguntas.
Te cuento algunas cosas que me parecen importantes si quieres tomarte en serio esto de automatizar cosas.
1. Entender y definir
→ ¿Qué es eso que hacemos?
Define claramente los procesos y tareas que realizas regularmente en tu día a día. Es fundamental conocer en detalle qué es lo que haces para identificar posibles áreas de mejora.
Parece un poco una broma, pero hay gente no sabe lo que hace. Hace cosas y ya.
→ ¿Qué te propongo?
Tener documentados tu procesos más importantes.
Hay muchas aplicaciones estilo Canvas/Whiteboard donde puedes dibujar y organizar tus procesos. Yo utilizo Miró y me va de lujo, pero puedes utilizar cualquier otro que haya disponible en el mercado.
Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar.
William Thomson Kelvin
2. Medir
→ ¿Cuánto cuesta no automatizar?
Esta pregunta me encanta. Siempre nos preguntamos cuanto nos costará que nos desarrollen esta automatización o la otra, pero, ¿y el coste de no llevarla a cabo? ¿alguien lo tiene en cuenta? ¿alguien lo mide?
→¿Qué te propongo?
Crear una hoja de registro de tiempos.
Implanta el hábito de anotar las tareas que vas realizando con sus respectivos tiempos. Esto te dará una visión clara de cuántas horas inviertes en actividades que potencialmente podrían automatizarse.
Multiplica el tiempo invertido por tu coste/hora, y verás cuánto estás despilfarrando.
3. Priorizar
→ ¿Por dónde empezar?
Con toda la información que ya tienes, toca priorizar. No quieras automatizar todo de golpe, las cosas de palacio van despacio. Es fundamental definir qué procesos son los más críticos.
→ ¿Qué te propongo?
Prepara un ranking.
Organiza tus tareas según el tiempo que te llevan y el impacto que tendría automatizarlas (potencial tiempo ahorrado + otros beneficios).
Empieza por las que más tiempo te consumen y mayor impacto tendrán en tu productividad.
Para eso, ayúdate de este gráfico, céntrate en la parte verde.
¿Y todas estas preguntas para qué?
Para automatizar con propósito.
Automatizar por automatizar carece de sentido alguno, lo sabes de sobra. El verdadero propósito es rascar tiempo para enfocarte en aquello que realmente te aporta e importa, ya sea en tu trabajo o en tu vida personal.
Recuerda que la automatización no es un fin en si mismo, es solo un medio para gestionar mejor nuestra vida.
La semana que viene más, no olvides de dejarme un comentario con tu opinión sobre el tema!
PD: Recuerda que en esta Newsletter tratamos la automatización aplicada dentro del ecosistema de Microsoft, si no utilizas estas herramientas, recuerda que puedes apuntarte a esta otra newsletter donde hablo sobre automatización con otras herramientas muy variadas.