#55 Documentación de procesos
Si Einstein decía que tenemos que documentar, quienes somos nosotros para llevarle la contraria!
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
Einstein decía que si no puedes explicar algo con claridad, entonces es que no lo entiendes lo suficiente.
Yo no tengo una mente brillante como la de Einstein, pero tengo claro que cuando trabajamos con procesos complejos, tener una buena documentación es algo que ayuda mucho.
Y para poder explicar y documentar, primero tenemos que entender, muy bien y muy mucho.
Documentar no es el trabajo más divertido del mundo, estamos todos de acuerdo.
Pero déjame decirte algunas cosas por las que si creo que deberíamos hacer siempre el esfuerzo:
Facilita la colaboración entre miembros de un equipo.
Existe una única fuente de verdad que se puede consultar, tanto para el nuevo fichaje estelar que se acaba de incorporar a la empresa y esta más perdido que un pulpo en un garaje, como para el senior que lleva 10 años y todavía no se ha aprendido el proceso.Agiliza la resolución de problemas.
¿Cuántas veces un problema parece el fin de nuestros días hasta que descubres que la solución ya estaba escrita?
Pues eso, que solo era rebuscar un poco, nuestros problemas no suelen ser tan importantes y en muchas ocasiones ya han sido resueltos por otros.Ayuda a escalar.
Si quieres replicar un proceso en otra parte de una empresa o en otro mercado, tener una buena documentación hará que todo sea mucho más sencillo y dinámico.
Ahora que ya te he convencido de que tienes que documentar y vas a empezar a hacerlo, te cuento que una de las cosas que me he propuesto es hacer toda esta labor de documentación un poco más sencilla, y para ello, como no, vamos a usar una automatización hecha con Power Automate.
Básicamente lo que viene a hacer esta automatización es lo siguiente:
Exporto el flujo automatizado.
Básicamente, al exportar el flujo, obtengo una serie de documentos, me interesa uno que se llama definition.json que contiene las “tripas” del flujo.
Deposito definition.json en una carpeta cualquiera de OneDrive.
Este será nuestro desencadenador para nuestra automatización, a partir de aquí Power Automate se encarga de extraer el contenido de este archivo.Envio el contenido del archivo a un asistente de IA.
Me comunico con un asistente de OpenAI previamente entrenado con los procesos de mi organización y le paso el contenido de definition.json. El asistente se encargará de leer el contenido y generarme un esquema detallado del proceso.Creo una pagina de Notion donde guardar el proceso generado.
Con la información que nos ha generado el asistente de IA, creo una pagina en mi gestor de Documentación para almacenar el proceso, yo suelo usar Notion pero vale cualquiera, también podríamos pasarlo a un Word directamente.
Revisa, corrige y complementa la pagina.
Ahora ya solo faltaría revisar lo que ha generado la IA, corregir aquello que no ha salido como esperábamos y complementar la documentación con otro tipo de documentos como flujogramas, videos explicativos, audios…
¿Qué nos hemos podido ahorrar, el 50% del trabajo como tal?
Seguramente más…
No voy a entrar en mucho más detalles de la automatización porque podríamos estar aquí horas, pero si me gustaria que te quedes con la idea de que documentar es algo importante y que veas que existen diversas formas de hacerlo más eficiente.
Si te interesa saber más sobre esto, escríbeme un comentario y comentamos los detalles.
Así que eso es todo mentes automatizadoras, cuanto antes empieces a documentar tus procesos, mejor que mejor, así que ale, haz caso al bueno de Einstein.
PD: Si tienes alguna automatización chula ya creada, te reto a que la documentes y nos compartas el proceso por aquí o por LinkedIn y me menciones para poder verla.
Recuerda que en esta Newsletter tratamos la automatización aplicada dentro del ecosistema de Microsoft, si no utilizas estas herramientas, recuerda que puedes apuntarte a esta otra newsletter donde hablo sobre automatización con otras herramientas muy variadas.
A tope con la documentación David, muchas veces es en este proceso donde afloran las eficiencias y mejoras que llevan tu proyecto al siguiente nivel!
Me encantó tu automatizción David, una de las cosas que me da real flojera es registrar el proceso en una herramienta, así como lo propones da paz mental y ahorra tiempo!!!...