#51 Automatización: una transformación cultural.
La automatización no es simplemente una herramienta tecnológica, es una transformación cultural.
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
Creo que el titulo de la edición de esta semana ya es muy revelador y te puedes hacer a la idea de por donde van los tiros esta semana.
Empezamos!
La automatización es mucho más que una herramienta tecnológica, es una transformación cultural que redefine la manera en la que trabajamos.
Aprovechando la victoria de nuestra selección este pasado Domingo en Berlín, mira lo que decía Luis de la Fuente sobre lo que considera necesario para triunfar en el mundo del fútbol, y ahora te cuento la relación que tiene con nuestro tema, la automatización.
Pues resulta que para “triunfar” en el mundo de la automatización pasa algo muy similar a lo que cuenta el bueno de Luis.
No basta con tener la última super herramienta del mercado que te permita hacer de todo. Hay 1.000 detalles más a los que debemos de prestar atención, te cuento alguno.
🔸Mentalidad
→ Para que nuestros proyectos de automatización funcionen, necesitamos una mentalidad abierta y dispuesta a enfrentar nuevas situaciones, desafiantes en muchos casos.
🔸Gestión de cambio
→ Automatizar procesos genera resistencia al cambio en muchas ocasiones, nunca esta demás un plan de gestión del cambio que incluya estrategias para abordar las preocupaciones de las personas involucradas.
🔸Formación
→ No es suficiente con comprar la ultima tecnología, es crucial formar adecuadamente a las personas para que la utilicen de la mejor manera posible.
🔸Comunicación
→ Es importantísimo saber comunicar de manera efectiva los beneficios que automatizar trae consigo y saber gestionar las situaciones que podrían no salir según lo esperado.
🔸Visión a l/p
→ Los planes de automatización a largo plazo consiguen impactar mucho más en los resultados de una empresa que aquellos que solo buscan el beneficio inmediato o a corto plazo. Automatizar requiere de tiempo y constancia.
He visto proyectos “muy grandes”, con mucho dinero detrás, fracasar en sus intentos de automatización por no tener en cuenta muchos de estos puntos.
Así que ya sabes, cuando alguien te hable o pienses sobre automatización, no pienses exclusivamente en esa parte tecnológica y pon en valor toda esa parte de mentalidad y cultura de automatización que tan necesaria es.
Caso de uso
El caso de uso de esta semana: Proceso de aprobación y reembolso de gastos.
La idea de esta automatización es facilitar y agilizar todo este proceso en que un trabajador tiene que justificar sus gastos a la empresa. Tanto para el trabajador como para el aprobador del gasto.
Con esto, queremos evitar la desorganización de esos tickets que se van generando y crear un flujo de trabajo que permita ver, aprobar e incluso contabilizar estos gastos de una manera eficiente y ordenada.
Y para logarlo, vamos con nuestro querido Power Automate. Atención al flujo, que es sencillito pero potente.
Vamos por partes👇
1. Necesitamos un formulario donde recoger la información sobre el gasto que necesita justificación. Podemos pedir al usuario campos como el tipo de gasto, el tipo de documento que se adjuntará y por supuesto, el justificante como tal.
Necesitamos crear un flujo automatizado que se lancé cada vez que recibimos una nueva respuesta al formulario.
El flujo tendrá que realizar varios pasos:
3.1. Obtener las respuestas de ese formulario.
→ Con esto nos aseguramos extraer todos los detalles que el usuario ha completado.3.2. Hacer una serie de transformaciones para extraer un link que nos permitirá visualizar el justificante adjuntado por el usuario.
→ Al recibir la respuesta al formulario, el adjunto se guarda automáticamente en una carpeta de OneDrive, con estas transformaciones nos aseguramos extraer ese link donde se aloja el justificante para usarlo más adelante.
3.3. Creamos una aprobación.
→ Tendremos que definir quien es el encargado de dar la aprobación a ese gasto, en este paso, le llegará automáticamente un correo al aprobador con toda información necesaria (datos del usuario, link al justificante, campos del form…) para decidir si aceptar o rechazar la petición.
3.4. En función de la respuesta del aprobador, se enviará un correo electrónico al solicitante.
✅En caso de ser aprobada, se enviará un correo con la confirmación de la aceptación del gasto. También es interesante en este punto, la posibilidad de llamar a otro flujo que nos contabilice el gasto en nuestro ERP.
❌ En caso de ser rechazada, simplemente le llegará el correo al empleado notificando la negativa a su gasto.
Es importante decir que el aprobador puede enviar su feedback en el momento que recibe la aprobación, proporcionando los comentarios que crea oportunos al tomar su decisión.
Para empezar un flujo similar tienes una plantilla disponible en Power Automate que te ayuda mucho para empezar con un flujo como este.
Próximas ediciones
Como esta semana hemos tenido la edición de este mes con caso de uso incluido, las dos próximas semanas tendremos ediciones normales antes del parón veraniego de Agosto.
Recuerda que puedes ver las próximas ediciones en el calendario oficial (😁) de Digital Flow
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Hasta la semana que viene 🦾
Recuerda que en esta Newsletter tratamos la automatización aplicada dentro del ecosistema de Microsoft, si no utilizas estas herramientas, recuerda que puedes apuntarte a esta otra newsletter donde hablo sobre automatización con otras herramientas muy variadas.
La Gestión del cambio, que importante es. En una fábrica que trabajaba, analicé y descubrí, que cuando realizábamos cualquier cambio mínimo en una máquina que no suponía nada para la producción de la máquina, por ejemplo: cambiar un botón y ponerle un botón de un color distinto, la producción de esa máquina bajaba durante unos días porque al operario le afectaba ese cambio. No suponía una gran bajada pero al cabo del año se notaban esos picos. Son agentes externos que un principio no parecía que afectasen pero cuando valoras a las personas involucradas te das cuenta que cualquier punto es valorable a la hora de automatizar, cambiar o analizar.
Buenísimo el post. Muchas gracias.