#52 Los 5 errores más comunes en la automatización de procesos
Trata de evitarlos a toda costa 🤖
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Hablemos hoy sobre errores comunes cuando empezamos con la automatización de procesos y sobre lo que podemos aprender de ellos.
Por eso, hoy te traigo 5 de los errores más comunes que suelo ver cuando alguien empieza a automatizar, yo mismo he cometido cada 1 de estos errores.
La edición de hoy quiero que sea ligerita, que estamos en verano y muchos queremos irnos a la playa.
Así que al lio!!
1. Gestionar pasivamente nuestras automatizaciones
Este error es seguramente el más común que me suelo encontrar y es que tendemos a pensar que las automatizaciones se desarrollan una única vez y funcionarán para siempre.
Perdona pero esto esta bastante lejos de la realidad, aunque va a depender en gran medida del proceso automatizado y de su complejidad, pero en la mayoría de ocasiones que desarrollemos nuestra automatización necesitaremos:
🔹Desarrollar la automatización.
🔹Aplicar una solida gestión de errores.
🔹Monitorizar recurrentemente las ejecuciones.
🔹Hacer un mantenimiento y actualización de la misma.
🔹Ir mejorando la automatización según va evolucionando.
La automatización de nuestros procesos debe de liberar tiempo y recursos, pero requiere una parte de gestión activa para mantener un buen nivel de eficiencia.
2. Automatizar lo que no toca
“No hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente, cosas que no se tenían que hacer en absoluto”
— Peter F. Drucker
Esta frase de Drucker la suelo usar recurrentemente, nos viene a recordar algo que parece muy obvio pero muchas veces pasamos por alto, antes de automatizar cualquier proceso, es crucial evaluar el impacto que tiene.
En este post que escribí ya hace unas cuantas semanas te mostraba la “matriz de la eficiencia”, una muy buena técnica para evaluar el impacto de una tarea y ver si se trata de una tarea que merece la pena automatizar o no.
Básicamente, lo que nos viene a decir esta matriz es que a mayor frecuencia con la que realicemos una tarea y mayor sea el tiempo que nos ahorraremos una vez automatizada, mayor será el impacto en tiempo y por lo tanto, mas propensa a ser automatizada.
La próxima vez que tengas en mente automatizar algo, primero repasa esta matriz y analiza bien las 2 variables que la componen.
3. No saber gestionar el cambio
Automatizar implica hacer las cosas de una manera diferente
Y hacer las cosas de manera diferente nunca gusta a todo el mundo, es algo que pasaba, que pasa actualmente y que seguirá pasando en el futuro.
Pero que no guste a todo el mundo, no quiere decir que no podamos hacer nada para hacer esta transición menos dolorosa.
Con cualquier proyecto de automatización, desde los más pequeñitos hasta lo más grandes, involucrar a todas las partes que tendrán alguna implicación en este proceso de cambio es importante.
Y es importante hacerlo desde el principio. Ser transparente.
¿Qué hay una redefinición de tareas y roles en el equipo?
→ Comunícalo abiertamente.
Sabemos que la resistencia al cambio puede aparecer, pero con una comunicación clara y transparente podemos evitar muchos de los problemas que veo día tras día por no gestionar bien este apartado.
Justo la semana pasada hablaba sobre esto, sobre todo lo que hay que tener en cuenta para que un proyecto de automatización tenga éxito.
La gestión del cambio no es algo puntual, más bien, es un proceso continuo que requiere implicación y atención a lo largo del tiempo.
4. No elegir la herramienta adecuada
Las herramientas de automatización low-code / no-code que usamos en nuestros entornos empresariales hoy en día funcionan de una manera muy similar. Por lo menos en su “core”.
Seguro que habrás oído hablar de Power Automate, Make o Zapier, todas ellas nos ayudan a automatizar procesos, pero existen ligeras diferencias entre usar unas u otras.
Hace ya un tiempo escribí un post en mi blog comparándolas, pero te cuento porque es importante saber en que situación elegir una u otra.
La principal función de estas herramientas es integrar unas aplicaciones con otras, lo que quiere decir que tu stack de aplicaciones va a ser determinante en la decisión de que herramienta elegir.
Entonces, ¿Qué es lo primero que debes hacer?
→ Hacer un listado de las aplicaciones o plataformas que utilizas habitualmente y deseas automatizar.
¿Y lo segundo?
→ Irte a la web de la herramienta de automatización en cuestión, irte a la sección que todas tienen de conectores y buscar cual de ellas tiene disponible más conectores que coincidan con tu stack de aplicaciones.
¿Por qué?
→ Porque estos conectores te van a ahorrar mucho tiempo cuando empieces montar tus automatizaciones.
A grandes rasgos te cuento:
Si te mueves en el entorno de Microsoft, mírate Power Automate, es la solución natural dentro del ecosistema.
Si no trabajas con la suite de Microsoft y trabajas con Google Workplace, Zoho o similares, mírate Make o Zapier.
5. No medir el impacto
Es importante medir todo lo que podamos y más, y las automatizaciones no son una excepción.
La mayoría de herramientas de automatización nos ofrecen estadísticas básicas sobre nuestros flujos de automatizados como los resultados de las ejecuciones, tiempo de ejecución por acción, informes de errores…
Todo ello es información valiosa que podemos aprovechar para mejorar nuestros procesos y que poca gente saca realmente partido de ello!
A nivel de proyecto, también es importante calcular el impacto económico de las automatizaciones, y para eso necesitamos conocer el retorno de la inversión, el ROI.
ROI=( Beneficio neto / Coste de la inversión )×100
Básicamente se trata de calcular el beneficio económico que nos reportará hacer esta inversión en automatización.
¿Cuál es la limitación del ROI?
→ Que solo tiene en cuenta los factores cuantitativos, obviando aquellos factores cualitativos que sabemos que también son importantes.
En definitiva, procura medir todo lo que te sea posible para saber como de bien están preformando tus automatizaciones.
Resumimos y repasamos nuestra pirámide con los 5 errores más comunes a la hora de automatizar procesos.
Si crees que te ha servido, puedes ayudarme compartiendo el post.
También me ayudas con tu feedback:
¿Has experimentado alguno de estos errores? ¿Cuál te resuena más?
Hasta la semana que viene 🦾
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Muy interesante. Yo compré boostspace en AppSumo, y todavía estoy intentando ver cómo funciona.
Este es uno de esos post que sabes que tienes guardar para leerlo las veces que haga falta. Oro puro !