#40 No pierdas tantos €€€ por no hacer un buen seguimiento de oportunidades
Esta semana te cuento como automatizar el seguimiento de oportunidades con Power Automate y te explico la matriz de la eficiencia 🙌
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Transformación y automatización de procesos 🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
En la newsletter de esta semana hablamos de eficiencia, con una matriz “molona” y de como mejorar y semiautomatizar la gestión de oportunidades comerciales para un equipo comercial.
El concepto de hoy 💡
La matriz de la eficiencia
La matriz de la eficiencia nos muestra el tiempo que podemos llegar a ahorrarnos en base a la frecuencia con la que se realiza una tarea concreta y el tiempo teórico de ahorro conseguido al automatizar esa tarea.
Hoy publicaba en LinkedIn esta matriz que puedes ver en la imagen, que nos puede ayudar a entender muchas cosas.
Es importante recalcar que esta en base anual, es decir que los ahorros de tiempo mostrados serian en 1 año natural entero.
¿En qué tareas debo centrarme si estoy pensando en automatizar?
→ Sin duda en las que se encuentran en la parte izquierda de la matriz, ya que como dicta la lógica, son las que más repeticiones tienen.
→ Y cuanto más abajo se encuentren mejor, ya que eso indica que el tiempo que me ahorraré cuando automatice esa tarea, será mayor.
Pongamos un ejemplo simple para ilustrar todo esto:
→ Tienes una tarea que realizas a diario.
→ Ponle que esa tarea te lleva 3 horas.
→ Y automatizándola has conseguido ahorrarte 1 horita.
Dicho así no parece demasiado pero…
¿Eres consciente de lo que esto supondría a 1 año vista?
Pues nada más y nada menos que:
🟢 +2 semanas de trabajo
🟢 +15 días
🟢 +366 horas
🟢 +21.000 minutos (21 mil!)
Creo que no esta nada mal para ir empezando 😂
Cuéntame que harías tú con 21 mil minutos 👇
El caso de uso 🦾
Vamos con el caso de uso de esta semana que tiene que ver con la gestión comercial de Oportunidades, un tema realmente interesante.
Objetivo del proceso
El objetivo de este flujo automatizado es mejorar la comunicación entre las diferentes personas asignadas a una oportunidad comercial, de tal manera que todas estén regularmente informadas del estado de esas oportunidades y puedan hacer un buen seguimiento de ellas.
Herramientas que intervienen en el proceso
→ Power Automate
→ Salesforce
→ Teams
→ Outlook
El flujo
Con este flujo automatizado en Power Automate vamos a conseguir hacer varias cosas de manera automatizada.
Obtener las oportunidades vigentes de SF
Aquí podemos aplicar cualquier tipo de filtro para que nos devuelva solo las oportunidades que realmente nos interesen, podemos segmentar las ofertas por su importe, etapa, probabilidad de éxito….
Enviar ese listado de oportunidades como notificación a un canal de Teams
Podemos compartir este listado con todas las personas involucradas en esas oportunidades, y lo mejor, podemos promover cualquier acción que nos interese.
Para esto vamos a usar las tarjetas adaptables de Teams, que nos permiten realizar acciones especificas, mira 👇
Ejecutar y accionar
Para cada oferta, podemos decidir que nos conviene hacer, podemos contactar con el prospecto, podemos navegar a la oportunidades en Salesforce o podemos simplemente ignorar y pasar a la siguiente oferta. Esto son solo 3 opciones que se me han ocurrido rápidamente, estas opciones son totalmente personalizables.
Como te comentaba antes, con esta automatización, podemos mantener a todo un equipo informado sobre las diferentes oportunidades en las que se encuentran involucrados y promover acciones directamente desde Teams, agilizando el proceso.
Esta es la maravilla que podemos hacer con las tarjetas adaptables de Teams, algún día os hablaré más en detalle sobre ellas, porque he visto a muy poca gente utilizarlas, con el potencial que tienen!
Próximas ediciones 📅
Hasta la semana que viene 🦾
Me ha encantado la matriz, nada mejor para concienciar que demostrando con datos el tiempo que puedes ahorrar 👏🏻👏🏻