#56 Caso de uso: Onboarding para nuevas contrataciones
Dale a tus nuevos empleados el recibimiento que se merecen
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Siguiendo con el calendario que tenemos marcado en Digital Flow [recuerda que puedes consultarlo en mi web], esta semana toca explicar un caso de uso de automatización en detalle, y la propuesta es:
Contexto
Vamos primero con un poco de contexto para que sepas de que va la pelicula que quiero contarte hoy.
Por lo que he podido observar en numerosas ocasiones trabajando con diferentes empresas, el onboarding de nuevos empleados es uno de esos procesos que cuesta bastante gestionar internamente, sobre todo cuesta hacerlo de una manera ordenada y eficiente.
Es bastante común encontrar errores relacionados con tareas hechas de forma manual, como la asignación de licencias o la configuración de accesos a sistemas.
Uno de los principales beneficios que obtienes al automatizar el onboarding de un nuevo fichaje, no es únicamente la mejora de la experiencia que recibe este, también es una liberación para el equipo de RRHH, que ven como la tecnología apoya y les permite llegar a donde antes no lo hacían.
Objetivos
Automatizar la creación de usuarios en Microsoft Entra ID [Azure Active Directory] y la asignación de las licencias necesarias.
Asignar automáticamente al nuevo empleado a los grupos de seguridad y equipos de Microsoft Teams relevantes.
Enviar un correo de bienvenida al nuevo empleado con credenciales y acceso a los recursos necesarios.
Notificar al equipo de IT ante cualquier error en el proceso.
Herramientas utilizadas
→ Power Automate
→ Microsoft Forms
→ Outlook
El proceso
1. Recepción de datos del nuevo empleado
El equipo de RRHH completa un formulario en Forms con los datos del nuevo empleado (nombre, correo electrónico, departamento, puesto, ...)
Este seria el desencadenador de la automatización por lo que es importante que el formulario recoja todos los datos que luego queramos utilizar.
2. Registro en lista de SharePoint
Power Automate se encargará de registrar automáticamente los datos del nuevo empleado en una lista de SharePoint, donde vamos a almacenar toda la información relevante para mantener un historial de contrataciones.
Tener este registro nos permite una fácil consulta y seguimiento de todos los nuevos empleados que se vayan incorporando a la empresa.
3. Creación del usuario en Microsoft Entra ID
Utilizando la información recogida en el formulario, Power Automate creará un nuevo usuario automáticamente en Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD).
El nuevo empleado se configura con los datos básicos (nombre, correo, departamento,…) y se establece su cuenta en la organización.
4. Asignación de licencias y grupos de seguridad
Power Automate también tiene la capacidad de asignar automáticamente las licencias necesarias según el puesto del nuevo empleado (esto tendremos que tenerlo bien definido).
El nuevo usuario queda asignado al grupo de seguridad definido para garantizar el acceso a los recursos necesarios dentro de la organización.
5. Agregar al nuevo empleado a los equipos de Teams
El flujo agrega automáticamente al nuevo empleado a los equipos y canales de Microsoft Teams relevantes según su departamento o proyecto.
Esto asegura que el nuevo fichaje tenga acceso inmediato a los canales de comunicación y colaboración de la empresa desde el minuto 1.
6. Envío de correo de bienvenida
Por ultimo, Automate enviará un correo de bienvenida al nuevo empleado a través de Outlook.
Este correo podría contener:
Credenciales de acceso.
Enlaces a recursos importantes (documentación interna, guías, etc.).
Instrucciones sobre los primeros pasos en la empresa.
7. Gestión de errores y notificación a IT
Y como nada en la automatización es de color de rosa…
Si ocurriese algún error durante cualquier paso del proceso (por ejemplo, problemas en la creación del usuario o asignación de licencias), Power Automate notifica automáticamente al equipo de IT para que puedan gestionarlo ASAP.
La semana que viene más y mejor!
PD: Llevo unas semanas probando Copilot y he podido sacar algunas conclusiones interesantes, no dejes de echarle un ojo y si te interesa esta herramienta.
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