#46 La clave de la Transformación Digital
APIficación y flujos dinámicos en Power Automate desde Excel.
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
El concepto de hoy 💡
APIficación
La APIficación es el uso de APIs como epicentro en la estrategia de negocio de una compañía. Es un termino clave en la transformación digital de una empresa puesto que facilita la integración y comunicación entre sistemas y aplicaciones.
Espero de todo corazón y por tu bien, que ya conozcas lo que es una API y su funcionamiento, pues es uno de los conceptos fundamentales que tenemos que tener claros en el mundo de la automatización, y por ende, de la transformación digital.
Por si te has despistado un pelín, te explico rápido-rápido su modus operandi:
Usuario hace una solicitud.
El usuario interactúa con la aplicación y realiza una acción que genera una solicitud. (consultar datos, enviar información o realizar una operación específica)
La aplicación envía la solicitud a la API.
La aplicación recoge la solicitud del usuario y la envía a la API que actúa como un intermediario que procesa la solicitud y determina qué datos son requeridos.
La API procesa la solicitud.
La API recibe la solicitud y la interpreta. La API se comunica con la base de datos para obtener la información necesaria.
Base de datos devuelve los datos a la API.
La base de datos procesa la consulta y devuelve los datos solicitados a la API.
API envía la respuesta a la aplicación.
La API toma la información recibida de la base de datos, la formatea según sea necesario y la envía de vuelta a la aplicación para mostrarla al usuario.
¿Y que pasa cuando no tenemos APIs?, te preguntarás.
¿Cómo automatizamos entonces?, te volverás a preguntar.
Como me suele gustar decir….
No API, No Party
Aunque no es del todo cierto….
Justo sobre esto hablé en la edición anterior👇
#45 Automatización con robots [RPA]
El caso de uso 🦾
Hablemos hoy sobre algo que me han solicitado en varias ocasiones y que no tiene una solución aparentemente sencilla.
Objetivo del proceso
Desencadenar flujos cloud en Power Automate tras cambiar un valor en una tabla en Excel.
Herramientas que intervienen en el proceso
Power Automate
Microsoft Excel
Sharepoint
El proceso
Dentro de las acciones de Power Automate, no tenemos una acción que nos permita en tiempo real obtener los cambios realizados en una tabla y en consecuencia desencadenar un flujo en base a ese cambio, por lo que tenemos que tirar de una solución alternativa :)
Como es una solución algo compleja, te la explico por partes:
Primero
Tenemos que utilizar como Trigger, el conector de Sharepoint para evaluar si se han producido cambios en el documento en cuestión.
Cuando se modifica un elemento o un archivo 📃
Segundo
Tenemos que leer la tabla de Excel y comparar el resultado con la versión anterior de esa para detectar los cambios.
Tercero
Una vez identificados estos cambios, ya sabemos si se han añadido nuevas filas, si han modificado las existentes o se han eliminado.
Cuarto
En base a estos cambios, podemos ejecutar las acciones que consideremos oportunas para cada caso.
Ejemplo✨
Imagina que tenemos una tabla de pedidos donde hacemos un seguimiento recurrente de los pedidos y de su estado.
Y queremos notificar a los responsables de cada pedido en “casi tiempo real” cualquier cambio en el estado del pedido.
Pues con nuestro flujo montado, cada vez que se cambie en la tabla el valor de estado, esto desencadenará un flujo automatizado que se encargará de enviar un correo electrónico con el correspondiente cambio.
Hoy no te pego la imagen del flujo porque es demasiado largo, de todas formas, si te interesa verlo, déjame un comentario y te lo hago llegar👇
Próximas ediciones 📅
Hasta la semana que viene 🦾
El flujo porfa! Merci :)
Tiene muy buena pinta este flujo. Si me lo haces llegar te lo agradezco muchísimo :)