#43 Excel es inmortal: Consolidación automatizada de datos
Consolidación de datos, Excel y CSVs desperdigados.
Ya es miércoles y eso significa que tenemos nueva edición de Digital Flow🦾, espero que te aporte valor y recuerda suscribirte si aún no lo has hecho!
En las últimas semanas he recibido varios comentarios sobre lo que os apetecería ver en esta newsletter y Excel ha sido el gran protagonista en ese feedback, así que hoy nos centramos en él, en concreto en la versión de escritorio.
Tengo que decir que desde que salí de la universidad le he dado un uso muy intensivo a Excel, le he dedicado muchisisimas horas y he podido hacer cosas muy chulas con esta herramienta. Creo que aún sigue siendo una herramienta que no se acaba de utilizar del todo bien en muchos casos o por lo menos, no se le extrae todo el potencial que tiene.
Así que la edición de hoy va dedicada a intentar mejorar un poco eso 💚💚💚
El concepto de hoy 💡
Consolidación automatizada de datos
Consolidar datos de manera automatizada es el proceso de recopilar, combinar y organizar información de múltiples fuentes en un solo documento centralizado, sin intervención manual, para facilitar un análisis y gestión eficiente.
Consolidar información es una tarea que prácticamente todo el mundo hemos tenido que hacer alguna vez, coger datos de aquí y de allá para juntarlos en una hoja de Excel.
El problema que tiene todo esto de la consolidación de datos es cuando pasa de ser algo anecdótico y puntual, a algo recurrente que drena nuestro tiempo y energía.
Y a ninguno nos gusta eso.
Te diría que existen mil formas y maneras diferentes de consolidar datos en una hoja de cálculo, pero vamos a ver en el caso de uso de hoy, una de las mas recurrentes en todas las empresas.
El caso de uso 🦾
Como te venia diciendo, el caso de uso que te desarrollo hoy, abarca la consolidación de información en una sola hoja de calculo, en concreto, vamos a ver como consolidar datos en una hoja de Excel desde diferentes CSVs diseminados en diferentes carpetas de Sharepoint/OneDrive.
Como esta es una newsletter más orientada a negocio, no entraré en detalles técnicos de como desarrollar la solución paso a paso, me centraré más en explicarte lo que podemos conseguir con ella.
Objetivo del proceso
El objetivo de este proceso no es otro que evitar el “copia y pega” constante. Este proceso trata de evitar que tengas que abrir 10 documentos diferentes, tengas que copiar la información que contienen y llevarlo todo a tu hoja de calculo principal.
Seguro que a más de uno le suena esto 😉
Con este proceso automatizado, conseguiremos tener toda la información de varios archivos CSV que se encuentran en distintas carpetas en la misma hoja de cálculo.
Herramientas que intervienen en el proceso
→ Excel
→ Power Query / VBA
→ Sharepoint/OneDrive
El proceso
Lo primero que necesitas saber es que existen al menos 2 formas de realizar esto, depende de lo que necesites y de tus conocimientos de programación, podrás hacer una u otra.
Opción 1: Consolidar datos mediante Power Query
Es la opción más sencilla y menos personalizable. No requiere de conocimientos avanzados de programación pero si de la interfaz y el funcionamiento de Power Query.
Desde Power Query podemos establecer como origen de datos, un libro excel, un fichero CSV o incluso una carpeta (esta es la más interesante) para gestionar múltiples documentos que se vayan depositando en esa carpeta en concreto y se vayan consolidando automáticamente cada vez que sean depositados.
Esto te va a permitir seleccionar un puñado de carpetas donde tengas la información que te interesa, traspasarla a Power Query y tener una tabla que consolide esos datos.
Luego a partir de ahí, ya puedes hacer las modificaciones que necesites, anexar o combinar varias de estas tablas en una, crear un modelo relacional de datos…
A partir de aquí ya al gusto del consumidor, sabiendo que hemos conseguido consolidar todo la información que en un primer momento estaba desperdigada en carpetas, en un solo documento de Excel de manera automatizada.
Opción 2: Mediante Visual Basic (VBA)
Otra opción muy interesante para consolidar datos desde múltiples archivos CSV es mediante el uso de código, específicamente utilizando el editor de VBA (Visual Basic for Applications) en Excel. Con VBA, podemos desarrollar una macro que automatice todo el proceso de consolidación descrito anteriormente.
Te cuento porque me gusta hacerlo con VBA.
Personalización
A diferencia de PQ, con VBA el proceso es mucho más personalizable. Puedes diseñar tu macro para realizar cualquier modificación que necesites en tus datos.
Optimización
VBA permite automatizar tareas complejas que podrían requerir varias etapas en PQ. Por ejemplo, puedes programar esta macro para no solo consolidar datos, sino también para realizar validaciones, cálculos adicionales, y formateos específicos.
Flexibilidad
Con VBA, tienes control total sobre cómo se procesan y manejan los datos. Esto incluye la capacidad de interactuar con otras aplicaciones del entorno, gestionar eventos de usuario y trabajar con otros objetos.
Pero no todo es tan bonito con VBA, es cierto que es necesario tener un buen conocimiento de VBA para desarrollar este tipo de macros. Sin embargo, la buena noticia es que hay muchos recursos disponibles en línea. Además, herramientas como Chat GPT ayudan muchísimo en el desarrollo de este tipo de soluciones.
Esta opción es ideal si necesitas un alto grado de personalización y tienes la disposición de invertir tiempo en aprender y escribir algo de código.
Pues eso seria todo mi gente 🦾
Cuéntame en un comentario que te ha parecido y si usas recurrentemente alguna de estas herramientas de las que hablamos hoy 👇
Recomendaciones 🔝
Hoy te dejo por aquí una newsletter que he descubierto hace poco, solo llevo un par de semanas leyéndola pero me esta gustando mucho.
Se trata de las de , una newsletter sobre gestión del tiempo contada de una manera diferente, con una retorica muy particular y unas comparaciones sin igual, contenido del bueno.
Próximas ediciones 📅
Hasta la semana que viene 🦾