#41 Automatización en tiempo real: Webhooks
Webhooks y como añadir filas automáticamente a un Excel
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El concepto de hoy 💡
Webhook 🏎️
Un webhook (también llamado "API inversa") es una forma de permitir que una aplicación envíe información automáticamente a otras aplicaciones en tiempo real cada vez que ocurre un evento específico.
Ya te he hablado por aquí más veces sobre los webhooks, pero te lo vuelvo a contar hoy, porque son muy importantes en nuestras automatizaciones.
Los webhooks nos ayudan a trabajar de manera más eficiente, optimizan las operaciones de automatización.
Si tu herramienta tiene que hacer una solicitud a la plataforma de turno para obtener información nueva cada vez que necesita algo, esto no suena muy eficiente, verdad?
Sin embargo, con un webhook activo, esa aplicación te enviará automáticamente la información cuando ocurre ese evento que te interesa.
Con el ejemplo de nuestro correo se entiende fácil👇
Si tengo un webhook activo, cada vez que me entre un nuevo correo en mi bandeja de entrada de Outlook, se desencadenará mi automatización, ejecutando las acciones que corresponda. Por lo tanto, el flujo se ha ejecutado 1 única vez.
Si no tengo un webhook activo, mi aplicación de automatización tiene que estar recurrentemente “preguntando” cada X tiempo a Outlook si ha recibido un nuevo correo. Es decir, que el flujo se ejecutará tantas veces como hayamos definido en la recurrencia de tiempo (cada segundo, cada minuto, cada hora, cada día….)
Si tus herramientas permiten el uso de webhook, no dudes en usarlos, son muy eficientes!
El caso de uso 🦾
Esta semana volvemos con un viejo conocido, volvemos con automatizaciones para Excel, en este caso es un flujo automatizado, así que trabajaremos con Excel Online.
Objetivo del proceso
Añadir de manera automatizada nuevas filas a una tabla de Excel cada vez que se recibe un nuevo formulario con cierta información y enviar una notificación a un canal de Teams.
Herramientas que intervienen en el proceso
→ Power Automate
→ Forms
→ Teams
→ Excel Online
El flujo
Voy a explicártelo con un caso de uso para que se entienda mejor.
→ Tenemos un formulario en Microsoft Forms en el que los managers de la empresa cumplimentan sus necesidades de nuevos empleados para incorporarles. Cada vez que requieren de una incorporación, deben de completar este formulario especificando las características de la oferta de empleo.
→ Por su parte, Recursos Humanos, tiene un Excel desde donde hacen seguimiento de las posiciones abiertas con toda la información pertinente.
→ Hasta la implantación de este flujo de trabajo, ese Excel se rellenaba manualmente por parte de HR cuando los managers les informaban por correo de sus necesidades de personal.
→ Para estar todos alineados y hacer la operación eficiente, este flujo automatizado, cada vez que un Manager rellena el formulario con sus necesidades, añadirá automáticamente la información a una tabla de Excel, permitiendo al departamento de Recursos Humanos disponer de esa información sin necesidad de añadirla manualmente.
→ Además, cada vez que la vacante sea añadida al Excel, se publicará en un canal de Teams esta nueva información, de tal forma que todos los involucrados puedan estar informados en “tiempo real”
Es un flujo fácil de configurar e implementar y que supone un gran avance respecto a hacer este tipo de cosas de forma manual.
Como siempre os cuento por aquí, esto es solo un ejemplo de lo que se puede hacer, pero este mismo flujo lo podemos adaptar para otros muchos casos similares y evitar tener que hacer estos procesos manualmente.
Échale una pensada a que situación de tu día a día podrías aplicar algo similar.
Y lo mas importante, cuéntamelo 👇
Próximas ediciones 📅
Hasta la semana que viene 🦾
Me parece muy valiosa la informacion para ir trabajando en la empresa, saludos.